گزارش فعالیت‌های امور اداری و تحول اداری و بهره‌وری دانشگاه ارومیه طی سال ۱۴۰۱

- تکریم عموم همکاران محترم دانشگاهی

• ارتباط مستمر و حضور در قسمت‌های مختلف و تشکیل جلسات مشترک با همکاران محترم و استماع نظرات و تجمیع درخواست‌ها جهت بررسی بیشتر در دانشکده‌های فنی و مهندسی، دامپزشکی، علوم، پردیس شهر، ادبیات، هنر، کشاورزی، برق و کامپیوتر، کارشناسان آزمایشگاه، کارشناسان کامپیوتر؛
• احیای فرهنگ نشست مسئولین محترم قسمت‌های مختلف با همکاران محترم و بررسی امورات مربوطه؛
• برنامه‌ریزی و تشکیل 50 جلسه کارشناسی با مدیران و کارکنان مشاغل مختلف دانشگاه جهت احصاء و تدوین شرح وظایف و خدمات شغلی مشاغل مختلف؛
• اصلاح رویه و انجام مکاتبه بموقع با همکاران محترم و اعلام زمان بازنشستگی آنان؛
• اصلاح رویه و مکاتبه بموقع با همکاران محترم و اعلام زمان ارتقاء جهت تکمیل و ارائه پرونده؛
• فعّال نمودن پل ارتباطی بین مدیریت امور اداری و کارکنان به منظور ثبت نظرات و پیشنهادات آنان از طریق سایت دانشگاه؛
• ابلاغ کتبی مصوبات هیأت اجرایی نسبت به درخواست‌های انجام شده با مستندات قانونی به همکاران محترم؛
• جلب مشارکت همکاران محترم دانشگاه در قالب عضویت در کارگروه‌ها و کمیته‌های مختلف در راستای ایجاد فرهنگ مدیریت مشارکتی؛
• تهیه راهنمای استفاده از سامانه‌های استعلام سوابق از صندوق بازنشستگی کشوری و سازمان تأمین اجتماعی و اطلاع‌رسانی عمومی با درج در سایت دانشگاه؛
• برگزاری جشن روز کارمند در هفته دولت (شهریور1401) برای اولین بار؛
• تشکیل جلسه پرسش و پاسخ حسب فرمایش ر‌یاست محترم دانشگاه با همکاران محترم بصورت متمرکز؛
• برگزاری کارگاه آموزشی یک روزه برای مستخدمین جدید برای اولین بار؛
• استخراج عناوین شغلی دارای پیشوندهای مهندسی و دکتری بر اساس دفترچه سازمان سنجش آموزش کشور و اعمال عناوین مذکور در سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری و تعریف عناوین و امضاء همکاران دانشگاهی طبق فازبندی انجام‌شده در سیستم مکاتبات؛
• احصای فرآیندهای کاری حوزه مدیریت امور اداری و قراردادن آن‌ها در سایت برای اطلاعات همکاران دانشگاهی از نحوه و چگونگی رتق و فتق امور اداری خود؛
• اصلاح متون مکاتبات صورت‌گرفته با همکاران در زمینه‌های مختلف از جمله ابلاغ شروع بکار، ابلاغ پایان خدمت، آماده‌سازی و ارائه مدارک جهت ارتقاء.
  

   

  - اصلاح و بهبود ساختارهای موجود

• تهیه چشم‌انداز امور اداری برای سال 1401 و حرکت با برنامه تعیین‌شده؛
• تشکیل جلسات منظم کمیته ارتقاء و عدم تأخیر در ارتقاء همکاران با اصلاح ساختار کمیته؛
• تشکیل جلسات منظم هیأت اجرایی با سیاست پردازش به امور اصلی و اطلاع‌رسانی از مصوبات اتخاذشده به منظور جلب مشارکت جهت بررسی مسائل و مشکلات مربوط به منابع انسانی؛
• تشکیل 38 جلسه با کارشناسان امور اداری جهت بررسی نحوه کیفی‌سازی خدمات به همکاران محترم دانشگاه؛
• تشکیل 11 جلسه کمیته بهره‌وری با حضور مدیران دانشگاه و صاحب‌نظران جهت افزایش کیفی‌سازی فرآیندهای موجود در دانشگاه؛
• بررسی مرتب و پیوسته فرآیندهای موجود در امور اداری جهت کاهش و حذف موارد اضافی در راستای اجرای برنامه‌های ده‌گانه تحول اداری موضوع ماده 38 و 40 قانون مدیریت خدمات کشوری؛
• ایجاد تغییر اساسی در روند ارزیابی سالانه همکاران و آماده‌سازی شرایط لازم برای ارزیابی 360 درجه مطابق با سند راهبردی دانشگاه با همکاری واحد فنآوری اطلاعات دانشگاه و مشورت متخصصین و اساتید علوم تربیتی؛
• همسان‌سازی و دسته‌بندی تمامی مشاغل موجود در دانشگاه به منظور ساماندهی سختی‌کار؛
• دریافت تمام نامه‌های ابلاغ صادره برای کارکنان از ابتدای سال 1398 تا سال 1401 از بایگانی الکترونیکی و تهیه لیست مربوط به جدول مشخصات ابلاغ‌های صادره به منظور ساماندهی سختی‌کار؛
• بررسی و تعیین درصد سختی‌کار 120 نفر از همکاران محترم که دارای ابلاغ جدید بودند؛
• برگزاری اولین نشست همکاران امور اداری با مدیران سنوات گذشته امور اداری به منظور بهره‌مندی از تجربیات و تجلیل از پیش‌کسوتان دانشگاه.
• تسهیل و تسریع در ارائه خدمات
• تهیه و فعّال نمودن اپلیکیشن موبایلی سامانه اطلس و امکان دسترسی آسان با گوشی همراه در هر موقعیّت مکانی با همکاری واحد فنآوری اطلاعات دانشگاه؛
• آماده‌سازی شرایط لازم برای ثبت و حضور غیاب مدیران محترم دانشگاه؛
• فعّال نمودن آیکون‌های دستگاه‌های حضور و غیاب جهت ثبت آسان و کاهش مکاتبات و کوتاه نمودن فرآیند ثبت مرخصی و مأموریت اداری توسط همکاران محترم بدون نیاز به مراجعه مجدّد به سامانه با همکاری واحد فنآوری اطلاعات دانشگاه؛
• پیشنهاد چندین مصوبه از جانب کمیته ارتقاء و تصویب در هیأت اجرائی جهت یکسان‌سازی و تصریح و تسهیل در بررسی پرونده ارتقاء همکاران؛
• نشست مشترک با مسئولین صندوق بازنشستگی استان و برطرف نمودن مغایرت‌های موجود و تسهیل در فرآیند بازنشستگی همکاران؛
• نشست با مسئولین سازمان تأمین اجتماعی استان جهت برطرف نمودن مغایرت‌های موجود و ایجاد وحدت‌رویه؛
• نشست مشترک با کارگروه محترم مدیریت روابط کار اداره کل تعاون، کار و امور اجتماعی استان جهت تسهیل در فرآیندهای بکارگیری همکاران شرکتی دانشگاه؛
• به‌روزرسانی مطلوب دفتر تلفن در سایت دانشگاه با همکاری واحد فنآوری اطلاعات دانشگاه.
• شفاف‌نمودن قوانین، آئین‌نامه و مصوبات
• راه‌اندازی درگاه امور اداری در سایت دانشگاه و انعکاس اخبار و مصوبات هیأت اجرائی و کمیته ارتقاء مربوط به نحوه ارتقاء همکاران محترم بصورت منظم با همکاری واحد فنآوری اطلاعات دانشگاه؛
• اصلاح فرآیند اعطاء پایه تشویقی سالانه همکاران در کمال شفافیت که منجر به جلب رضایت نسبی همکاران محترم گردید؛
• دریافت مساعدت از هیأت رئیسه محترم دانشگاه برای اعطاء 10 پایه تشویقی بر حسب اولویت به همکارانی که بیش از 15 سال سابقه داشته و تا کنون موفق به دریافت پایه تشویقی نشده بودند؛
• تغییر در روند انتخاب کارمند نمونه سال 1400 و تشکیل کمیته مربوطه با حضور کارشناسان پیش‌کسوت و صاحب‌نظر از قسمت‌های مختلف دانشگاه بر اساس شیوه‌نامه موجود که موجب حذف انتخاب‌های دوره‌ای و رندمی با ایجاد شرایط خود اظهاری گردید.
• - توانمندسازی کارکنان محترم
• انجام فرآیند کارسنجی و زمان‌سنجی همکاران شاغل در قسمت‌های مختلف دانشگاه در راستای مدیریت منابع انسانی؛
• تشکیل کمیته نظام پیشنهادات با دعوت از کارشناسان خبره از قسمت‌های مختلف در راستای تسهیل امور مربوط به ارتقاء همکاران و ایجاد زمینه بارش فکری و افزایش انگیزه‌‎کاری؛
• تهیه دستورالعمل نحوه ارائه و امتیازدهی نظام پیشنهادات، گزارشات و فنآوری به اتفاق کارشناسان محترم معاونت پژوهشی دانشگاه به منظور تعیین پلت‌فرم مشخص و تسهیل در مشارکت همکاران محترم؛
• تسهیل در برگزاری دوره‌های آموزش عمومی با همکاری دفتر نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری، معاونت دانشجوئی و فرهنگی و بسیج کارکنان دانشگاه ارومیه پایگاه شهید یعقوبی؛
• ایجاد شرایط مساعد جهت شرکت همکاران محترم مخصوصاً کارشناسان تخصصی قسمت‌های مختلف در دوره‌های تخصصی با فراخوان عمومی و تجمیع درخواست‌های واصله جهت طرح و تصویب در هیأت اجرایی؛
• ارسال بخشنامه‌های سازمان مدیریت در مورد دوره‌های آموزشی به بخش‌های مرتبط دانشگاه جهت بهره‌مندی همکاران محترم غیر هیأت علمی؛
• راه‌اندازی کارگروه بررسی شیوه‌نامه انتخاب کارمند نمونه دانشگاه با فراخوان عمومی و دعوت از کلیه همکاران جهت عضویت در کارگروه و نظرخواهی از مدیران و همکاران محترم.

- اقدامات اساسی و بهره‌ورانه در امور اداری و تحول اداری و بهره‌وری

• بازنگری و صدور تدریجی ابلاغ‌های تصدی مشاغل اعضای غیر هیأت علمی با رویکرد جدید و درج وظایف و مسئولیت‌ها در ابلاغ‌های صادره به منظور تکریم همکاران محترم؛
• تهیه شرح وظایف و خدمات شغلی برای مشاغل تخصصی و عمومی موجود در دانشگاه طی یک فرآیند از خود اظهاری تا بررسی اسناد بالادستی و تجمیع نظرات با حضور همکاران و مدیران محترم مربوطه؛
• پیگیری و پیشنهاد تشکیل کمیته بهره‌وری در دانشگاه ارومیه، احصای شاخص‌های بهره‌وری حوزه‌های مختلف دانشگاه و پی‌گیری و اخذ گزارشات هر حوزه درخصوص ارتقای سطح بهره‌وری و پاسخ به درخواست‌های سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی، وزارت علوم و سازمان ملی بهره‌وری در این‌خصوص؛
• تهیه پیش‌نویس دستورالعمل پرداخت فوق‌العاده بهره‌وری جهت ارائه به کمسیون دائمی و طرح در هیأت امناء محترم دانشگاه با استناد به پیوست شماره ۷ دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد موضوع ماده 50 آیین‌نامه استخدامی اعضای غیر هیأت علمی؛
• گردآوری و تهیه پیش‌نویس اصلاحیه‌های لازم درآئین‌نامه استخدامی اعضاء غیر هیأت‌ علمی در خصوص احراز شرایط شغلی، ذخیره مرخصی، میزان مبلغ حق غذا بهره‌وری جهت ارائه به کمسیون دائمی و طرح در هیأت امناء محترم دانشگاه ؛
• گردآوری موضوعات مرتبط و نواقص موجود در آئین‌نامه استخدامی اعضاء غیر هیأت‌ علمی بهره‌وری جهت ارائه به کمسیون دائمی و طرح در هیأت امناء محترم دانشگاه؛
• بررسی تمامی پرونده‌های پرسنل دانشگاه اعم از هیأت علمی و غیر هیأت علمی به لحاظ انتقال سوابق بیمه بازنشستگی و مکاتبه لازم با همکاران و اطلاع‌رسانی لازم در خصوص بررسی سوابق بیمه بازنشستگی؛
• تشکیل پرونده بازنشستگی و موظفین در برقراری حقوق کل بازنشستگان مشترک صندوق و وراث قانونی همکاران بالغ بر 50 نفر از همکاران محترم؛
• پیگیری کسری سوابق بیمه تأمین اجتماعی همکاران محترم و احصاء مدارک لازم از پرونده پرسنلی و بایگانی الکترونیکی و نامه‌نگاری لازم طبق مستندات و اثبات مدت زمان همکاری کارکنان در دانشگاه و تکمیل سوابق بیمه‌ای آنان در سازمان تأمین اجتماعی؛
• نامنویسی و اخذ شماره بیمه تأمین اجتماعی بالغ بر 70 نفر از همکاران جدیدالاستخدام با احصاء و بارگذاری مدارک هویتی و استخدامی یا گواهی تدریس برای کارکنان و اعضای هیأت علمی و یا مدرسین مدعو در سامانه الکترونیکی سازمان تأمین اجتماعی؛
• تهیه و طرح پیش‌نویس دستورالعمل ثبت دانش و تجارب کارکنان در شرف بازنشستگی دانشگاه ارومیه برای اولین بار؛
• برنامه‌ریزی برای تهیه نظام‌نامه مدیریت دانش در دانشگاه ارومیه؛
• انجام مراحل مربوط به تبدیل وضعیت ایثارگران و اخذ شماره مستخدمی برای تعداد 53 نفر (46 نفر شرکتی و 7 نفر قراردادی) و صدور احکام مربوطه؛
• مهندسی فرآیند صدور ضمانت‌نامه‌ها بانکی از طریق اتومساسیون اداری و اصلاح فرآیند و کاهش زمان و مراجعات؛
• تجمیع مدیریت منابع انسانی دانشگاه اعم از همکاران رسمی، پیمانی، قراردادی و شرکتی در امور اداری دانشگاه؛
• گزارش‌گیری از نیروهای شرکتی بر اساس واحد مستقر به منظور کارسنجی پرسنل شرکتی؛
• تشکیل کارگروه تخصصی ارزیابی عملکرد با عضویت همکاران محترم از قسمت‌های مختلف دانشگاه؛
• بازنگری و تغییر در کاربرگ‌های چهارگانه ارزیابی عملکرد کارکنان؛
• ارزیابی کارکنان دارای بیش از یک شغل یا محل خدمت در طی سال 1401 به صورت مجزا و تلفیق نمرات ارزیابی برای دستیابی به نتایج واقعی‌تر؛
• تعیین بعضی مشاغل به عنوان مشاغل خاص و ارزیابی متصدیان مشاغل خاص توسط مسئولین ستادی علاوه بر مسئولین بلافصل و حرکت به سوی ارزیابی 360 درجه؛
• تعریف شاخص‌های اختصاصی ارزیابی عملکرد سالانه کارکنان توسط امور اداری برای تک تک کارکنان بر اساس وظایف تعیین شده توسط مدیران؛
• بررسی پرونده‌های اعضای هیأت علمی رسمی و تفکیک پایه‌های ایثارگری و تشویقی از استحقاقی و ارسال درخواست صدور احکام بر اساس تفکیک پایه‌های تشویقی؛
• پیگیری حل مشکل کارکنان رسمی آزمایشی و پیمانی فاقد شماره مستخدمی و حل مشکل کارکنان پیمانی مذکور و اخذ شماره مستخدمی برای ایشان به تعداد 3 نفر و حل مشکل کارکنان رسمی آزمایشی مذکور تا مرحله ایجاد امکان ثبت درخواست؛
• تشکیل کمیته فرعی ارتقاء و بررسی پرونده‌های همکاران با در نظر گرفتن کارشناسان موضوعی در زمان کمتر از ده روز کاری در حضور همکاران و ارائه راهنمایی‌های لازم جهت تکمیل مدارک و مساعدت جهت ارتقاء؛
• تهیه تقویم‌کاری و برنامه‌ریزی برای ارتقاء سطح خدمات به همکاران محترم دانشگاهی؛

• انجام اقدامات اولیه تهیه و تدوین سند راهبردی منابع انسانی دانشگاه.

  - ارائه خدمات رفاهی

• پرداخت تسهیلات وام قرض الحسنه یکساله به مبلغ 000/000/10 تومان 12 ماهه کسر از حقوق به تعداد 176 نفر از همکاران هیأت علمی و غیر هیأت علمی؛
• اتمام فرآیند تکمیل پرونده و واریز وام تفاهم‌نامه بانک ملی 12 درصد؛
• فرآیند تسهیل و مکاتبه وام ودیعه خرید و ساخت اعضاء محترم هیأت علمی و پیگیری از بانک‌های عامل جهت واریز؛
• امکان اخذ وام از بانک‌های دیگر به تعداد 64 نفر؛
• انجام مکاتبات مربوط به معرفی‌نامه‌ها و ضمانت‌نامه‌های بانکی و گزارش‌گیری‌های لازم جهت رعایت سقف ضمانت پرسنل از سامانه حقوق و دستمزد و صدور ضمانت‌نامه‌ها و نامه‌های اخذ وام؛
• ایجاد تسهیلات سفر رایگان در تابستان و ایام عید نوروز به شهرهای اردبیل، ساری، گیلان، مشهد مقدس، اصفهان، کرمانشاه، همدان، کیش و تهران (مشمول هزینه طبق مصوبه هیأت رئیسه محترم) به تعداد 718 نفر همکاران محترم دانشگاهی؛
• مدیریت مهمانسرای دانشگاه در شهرهای ارومیه و تهران و پیگیری تجهیز و نگهداری ابنیه آن‌ها در جهت رفـاه حال همکاران محترم دانشگاهی؛
• فرآیند اطلاع‌رسانی ثبت‌نام و ثبت غرامت حوادث و فوت همکاران دانشگاهی و پرداخت غرامت فوت تعداد 7 نفر از همکاران فوت شده؛
• پی‌گیری مجدانه انتقال کسورات مربوط به صندوق بازنشستگی همکاران محترم هیأت علمی و غیر هیأت علمی و فرآیند تعیین بدهی که از زمان تبدیل وضعیت و تغییر صندوق همچنان بلاتکلیف مانده بود. نتیجه پی‌گیری‌ها نهایتاً منجر به عدم پرداخت یا کاهش چشم‌گیر مبالغ جریمه‌های هنگفت اعلام شده از جانب صندوق بازنشستگی برای همکاران گردید؛
• انجام کلیه‌ی فرآیندهای مربوط به بازنشستگی همکاران عضو صندوق بازنشستگی کشوری توسط همکار امور اداری بدون مراجعه همکار بازنشسته به صندوق مربوطه؛
• تنظیم و عقد قرارداد بموقع بیمه تکمیلی درمانی با سطح خدمات قابل قبول و مناسب‌ترین قیمت در جهت بهبود خدمت‌رسانی و افزایش رفاه همکاران با سیاست تجمیع بیمه‌های دانشگاه بصورت یک بسته بیمه‌ای؛
• بررسی درخواست و شرایط ثبت‌نام بیش از 3000 نفر همکاران و خانواده‌های محترم متقاضی عضویت در بیمه تکمیلی؛
• انجام مکاتبات و پیگیری اعطای تسهیلات در نظر گرفته شده در قانون برای کارکنان انتقال یافته از کلانشهرها به دانشگاه ارومیه و تحقق نسبی این امر؛
• ارائه تخفیف به همکاران جهت ثبت‌نام در مراکز آموزشی (جهاد دانشگاهی، کانون زبان)؛
• پیگیری فرآیند ثبت نام پروژه مسکن، استعلام، عقد تفاهم‌نامه و برگزاری جلسات با حضور مقام عالی استان و معاونین محترم عمرانی و مدیر کل سازمان مسکن و شهرسازی و عقد تفاهم در محل این سازمان با حضور ریاست محترم و نمایندگان صنفی دانشگاه؛
• افرایش دیپلماسی اداری و جذب منابع و امکانات از طریق وزارت علوم، استانداری آذربایجان‌غربی، بانک کشاورزی، سازمان بازنشستگی کشوری شعبه استان، سازمان تأمین اجتماعی استان و شعبه2، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان و وزارت کشور؛
• پی‌گیری لازم جهت صدور بن کارت بانک سپه و شارژ آن در اعیاد و مناسبت‌های مذهبی؛
• تسهیل استفاده رایگان از موزه‌های استان جهت رفاه حال همکاران دانشگاهی؛
• ارائه بن کارت جهت خرید البسه با قیمت تعاونی؛
• واگذاری برنج مرغوب با اقساط 5 ماهه جهت رفاه حال همکاران محترم.
  

  - انجام امور جاری

• تکمیل فرآیند استخدام و اخذ شماره مستخدمی و صدور احکام 10 نفر از پذیرفته شدگان آزمون سال 1400؛
• مکاتبه و پیگیری لازم جهت معرفی نفر ذخیره در گروه استخدامی کارشناس شبکه و همچنین احیای مجوز نفر انصرافی گروه حسابداری و معرفی نفر ذخیره در این گروه جهت احقاق حق سهمیه استخدامی دانشگاه؛
• انجام بروزرسانی مستمر اطلاعات کارکنان در سامانه پاکنا و ساختار؛
• پیگیری جذب 3 نفر سهمیه استخدامی از آزمون فرزندان شاهد و احیای مجوزهای مربوطه و انجام 80 درصدی جذب ایشان که تا مرحله گزینش تحقق یافته‌است؛
• صدور بموقع احکام افزایش ضریب حقوقی سالانه، صدور احکام ترمیم حقوق، صدور احکام فوق‌العاده جهش علمی بر مبنای عملکرد، صدور احکام تغییر شماره پست سازمانی، صدور احکام اصلاح فوق‌العاده مرزی و اصلاح فوق‌العاده 112 برنامه ششم با جایگزینی مناطق محروم و کمتر توسعه یافته و بدی آب و هوا، صدور احکام تبدیل وضعیت از رسمی آزمایشی به قطعی، صدور احکام ارتقاء مرتبه از استادیاری به دانشیاری و دانشیاری به استادی؛ صدور احکام در خصوص برقراری و افزایش یا کاهش سختی‌کار، کمک هزینه اولاد و عائله‌مندی، مرخصی زایمان؛
• بررسی و تهیه و تنظیم صورتجلسه ترفیعات پایه؛
• بررسی پرونده اعضای محترم هیأت علمی و غیر هیأت علمی در خصوص وارد نمودن سوابق خارج از سازمان و سابقه خدمت سربازی به سنوات بازشستگی و صدور حکم؛
• بررسی درخواست آزادسازی مدرک ارشد یا دکتری عضو هیأت علمی و بررسی پرونده و آماده نمودن مدارک جهت ارسال به معاونت آموزشی دانشگاه؛
• ارسال اسامی اعضای محترم هیأت علمی پیمانی و رسمی آزمایشی با ماندگاری بالای 5 سال به مرکز جذب هیأت علمی و همچنین درخواست تأیید کفایت آموزشی و پژوهشی افراد مذکور توسط هیأت ممیزه و ارسال اسامی به هیأت رئیسه محترم دانشگاه جهت صدور مجوز تمدید قرارداد سال بعد؛
• پیگیری وضعیت اعضای محترم هیأت علمی با ماندگاری‌های بالای 8 سال و ارسال به هیأت امناء محترم دانشگاه جهت تصمیم‌گیری در مورد ادامه خدمت نامبردگان و پس از آن اجرای مصوبه هیأت امنا محترم در مورد افراد مذکور و پاسخگویی همه جانبه هم به سازمان و هم اشخاص ذینفع؛
• بررسی پرونده اعضای هیأت علمی که درخواست بررسی در خصوص پایه‌های معوقه بورس یا سالانه مربوط به سال‌های قبل دارند؛
• صدور بموقع پایه‌های مربوط به افزایش سالیانه، پایه‌های استحقاقی، پایه‌های تشویقی، آموزشی، پژوهشی و اجرایی؛
• پیگیری و تکمیل فرم‌های مربوط به جذب سهمیه استخدامی از نخبگان کشوری و ارسال درخواست‌ها به وزارت علوم؛
• احصاء و به ‌روز‌رسانی لیست مدیران محترم غیر هیأت علمی؛
• درج گواهی‌های تشویق و تقدیر یا توبیخ و تذکر در سامانه بام؛
• پیگیری و عملیاتی نمودن صدور احکام بازنشستگی بازنشستگان عضو صندوق بازنشستگی کشوری توسط سامانه بام با همکاری مدیریت فناوری اطلاعات؛
• تکمیل اطلاعات مربوط به کارمندان و مدیران نمونه و شایسته تقدیر در سامانه بام؛
• ارائه گزارشات مختلف حدالامکان بصورت رسمی به قسمت‌های مختلف دانشگاه؛
• تشکیل کمیته تعیین سختی کار اعضاء محترم هیأت علمی و بازدید میدانی از آزمایشگاه‌های تمام دانشکده­ها به همراه کارشناس بهداشت کار و تعیین درصد سختی کار اعضاء محترم هیأت علمی؛
• ابلاغ مصوبات هیأت رئیسه محترم دانشگاه به اعضای هیأت علمی و غیر هیأت علمی که مصوبه مربوط به آنها می‌باشد؛
• ابلاغ احکام صادره از هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات اعضای هیأت علمی و غیر هیأت علمی؛
• پاسخگویی به مراجعات روزانه همکاران محترم و ارباب رجوع؛
• پاسخگویی به مکاتبات روزانه امور اداری؛
• پیگیری و اعلام حضور و غیاب و مانده مرخی همکاران و به روزسانی سامانه اطلس با بیش از 800 نامه موجود؛
• غیرفعال نمودن کارت‌های حضور و غیاب و تعریف اثر انگشت برای تمامی همکاران؛
• شروع فرآیند ارزیابی سال 1400 از تیرماه و نهایی نمودن فرآیند تا پایان شهریور ماه؛
• پاسخ به شکایات ارجاعی از دیوان عدالت اداری یا شکایات واصله در خصوص امور اداری از طریق سامانه سامد.

- فعالیت‌های مربوط به دبیرخانه مرکزی

• بالغ بر 16560 نامه سفارشی و پیشتاز از طریق پست مرکزی به دبیرخانه مرکزی ارسال و در این حوزه تفکیک شده و به تمام بخش‌های دانشگاه ارسال گردیده‌است؛
• بالغ بر 485 نامه از طریق دفتر پیشخوان ارسال گردیده‌است؛
• بالغ بر 17729 نامه توسط نامه‌رسان به قسمت‌های مختلف دانشگاه و سایر ادارات توزیع و دریافت گردیده‌است؛
• بالغ بر 14214 نامه در دبیرخانه مرکزی در سیستم اتوماسیون مکاتبات اعم از نامه‌های دریافتی و ارسالی و داخلی در دبیرخانه مرکزی ثبت شده‌است؛
• بالغ بر 6057 نامه از طریق شبکه وزارت ارسال و دریافت گردیده‌است؛
• بالغ بر 5345 نامه از طریق شبکه دولت ارسال و دریافت گردیده‌است؛
• بالغ بر 170 نامه از طریق دفتر مرکزی در تهران ارسال و دریافت گردیده‌است؛
• بالغ بر 900 مورد پرونده پرسنلی در طول سال به امور اداری جهت انجام امورات مربوط به پرسنل ارجاع گردیده‌است؛
• بالغ بر 9720 نامه بصورت الکترونیکی بایگانی گردیده‌است؛
• بالغ بر 1355 نامه بصورت فیزیکی بایگانی گردیده‌است؛
• پاسخگوئی مناسب روزانه بالغ بر 100 تماس تلفنی و یا مراجعه حضوری به دبیرخانه مرکزی و بایگانی دانشگاه.